Home => Privacybeleid

Privacybeleid

Volleybalvereniging Zovoc uit Zoetermeer hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Zovoc houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Zovoc zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Leden

Persoonsgegevens van de leden worden door Zovoc verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de directe activiteiten van de volleybalvereniging Zovoc zoals vermeld in de statuten, het voeren van de ledenadministratie en de financiële administratie. De communicatie mbt verenigingsactiviteiten via diverse kanalen waaronder website, Facebook, Instagram en andere social media.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het aanmeldingsformulier en overige specifieke aanmelding(en)

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Zovoc de volgende persoonsgegevens van u vragen resp.
vastleggen:

  • Voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
  • Adres, Postcode, Woonplaats;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Digitale pasfoto;
  • Bankgegevens;
  • Beroep;
  • Lidmaatschap, lidmaatschapsnummer en ingangsdatum;
  • Vorm lidmaatschap (ook igv blessure en zwangerschap)
  • Lidmaatschapsnummer Nevobo;
  • Gebruik ZoetermeerPas;
  • EHBO diploma;
  • VOG verklaring;
  • (Interesse in) vrijwilligersactiviteit

Uw persoonsgegevens worden door Zovoc opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men lid is en daarna alleen in de leden administratie gedurende maximaal 2 jaar en financiële administratie voor maximaal 7 jaar. U kunt aangeven om als oud-lid geregistreerd te worden. In dat geval blijven uw gegevens bewaard tot dat u aangeeft dat ze verwijderd dienen te worden.

Voor specifieke activiteiten zoals de begeleiding van het zomerkamp zal Zovoc tevens vragen om:

  • Gegevens mbt de gezondheid en medicijngebruik

Deze gegevens zullen gevraagd worden bij de desbetreffende inschrijving, worden alleen gebruikt door de desbetreffende leiding en voor de betreffende activiteit (waarbij deze op papier worden verzameld en meegenomen) en zullen maximaal 3 maanden bewaard blijven.

Foto en Video

  1. Binnen Zovoc is het gebruikelijk om van teams, evenementen en wedstrijden foto’s/video’s te plaatsen. Op eerste schriftelijke verzoek van een lid om een foto/video waarop hij/zij staat afgebeeld te verwijderen, zal gehoor worden gegeven. Binnen 1 week zal de desbetreffende foto/video verwijderd worden.
  2. Leden van Zovoc worden gevraagd zich terughoudend op te stellen van het maken van foto’s tijdens trainingen en wedstrijden indien deze foto’s niet op verzoek van Zovoc of ‘huiselijke kring’ worden gebruikt. Tevens zal expliciet toestemming worden gevraagd aan de leden/het team dat gefotografeerd wordt. Deze toestemming zal op verzoek getoond moeten kunnen worden.
  3. Het is niet ongebruikelijk om video opnames te maken van wedstrijden/trainingen om volleybal technische redenen. In zo’n geval zal toestemming verkregen moeten worden van de desbetreffende teams. Deze toestemming zal op verzoek getoond moeten kunnen worden.
  4. Het maken van foto en/of videobeelden binnen de kleedkamer en sanitaire ruimtes is verboden.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving;
  • Het verzorgen van de debiteurenadministratie;

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Tevens worden uw gegevens verstrekt aan de Nevobo voorzover deze noodzakelijk zijn voor de inschrijving als lid van de Nevobo. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Zovoc bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Zovoc van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding ten aanzien van het gebruik daarvan buiten verenigingsverband;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Volleybalvereniging Zovoc
voorzitter@zovoc.nl

Top